Comment améliorer la gestion des stocks de votre petite entreprise

 

Lorsque les systèmes de gestion des stocks fonctionnent bien, ils permettent un flux de trésorerie sain, simplifient l’exécution et réduisent la détérioration des produits. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous pourriez avoir l’impression que votre inventaire est facile à gérer à l’aide de processus manuels, car vous êtes fortement impliqué dans les opérations quotidiennes. Mais des détails clés pourraient facilement vous échapper en raison des silos d’information, des rapports retardés ou inexacts et autres distractions quotidiennes. Et si vous avez l’intention de vous développer, les systèmes manuels ne pourront pas suivre pas la croissance de l’entreprise.

Pour éviter ces obstacles, de nombreux propriétaires de petites entreprises utilisent une plateforme de point de vente (PDV) pour simplifier leur gestion des stocks en automatisant des tâches telles que l’approvisionnement en matériaux, la surveillance de l’approvisionnement, la projection des ventes et la promotion d’articles en liquidation. Ces systèmes peuvent simplifier la gestion des stocks, réduire les problèmes de service à la clientèle et faciliter la croissance.

Nous définirons ci-dessous la gestion des stocks, identifierons les techniques de gestion des stocks importantes, détaillerons la valeur d’un système de PDV et offrirons des conseils pour améliorer la gestion des stocks pour votre entreprise.

 

Qu’est-ce que la gestion des stocks?

La gestion des stocks implique la commande, l’entreposage, le traitement, la vente et l’élimination de biens. Des systèmes de gestion des stocks efficaces aident les propriétaires d’entreprise et le personnel à optimiser chaque partie du processus. Voici quelques techniques et termes clés de gestion des stocks :

• Le délai moyen de rotation des stocks calcule le délai moyen de traitement de votre inventaire, de la commande d’un article auprès des fournisseurs à sa vente et à son exécution.
• La quantité économique à commander (QÉC) équilibre les rabais sur les commandes en gros par rapport à la capacité de stockage et aux coûts tout en s’assurant qu’il y a suffisamment d’approvisionnement entre les commandes pour fournir une exécution en temps opportun aux clients.
• La gestion des stocks à la limite planifie les matériaux, la fabrication et l’exécution pour s’aligner sur les prévisions de vente ou au besoin.
• La planification des besoins matières (PBM) priorise la disponibilité des matières premières avec suffisamment de temps pour fabriquer et exécuter les produits avant les commandes.
• La gestion périodique des stocks compte les stocks à des intervalles planifiés qui peuvent être hebdomadaires, mensuels, trimestriels ou annuels.
• La gestion perpétuelle des stocks fait le suivi des stocks en temps réel, en notant chaque fois qu’un article est vendu, déplacé, éliminé ou retourné.

 

 

Les avantages d’une gestion des stocks optimisée

Un bon système de gestion des stocks peut vous aider à :

• L’analyse et les prévisions des ventes
  Des données précises sur les ventes et les tendances saisonnières favorisent une meilleure planification. À l’aide d’outils d’analyse et de prévision des ventes, les entreprises peuvent planifier leurs commandes de matériaux, leurs calendriers de production et leurs niveaux de dotation en personnel en conséquence.
• La gestion des transferts
  Les détaillants à emplacements multiples peuvent mieux s’entraider face aux pénuries de stocks. Par exemple, si un magasin de chaussures de sport manque d’une certaine chaussure dans une pointure 7, mais qu’un emplacement à proximité a des stocks disponibles de ce même modèle dans cette pointure, le personnel peut organiser un service de messagerie pour aider à équilibrer les stocks entre les emplacements.
• L’amélioration de la satisfaction de la clientèle
  Lorsqu’elles disposent du bon inventaire, les entreprises peuvent exécuter les commandes plus rapidement, éviter les commandes annulées et minimiser les notifications de rupture de stock, ce qui répond aux attentes des consommateurs.

En outre, les propriétaires d’entreprise doivent prioriser la gestion stratégique des stocks, car elle peut réduire :

• La confusion et la perte
  Des dénombrements d’inventaire peu fréquents peuvent entraîner un décalage entre l’inventaire que les entreprises croient être disponible et l’inventaire qui est réellement disponible. Cet écart cause des problèmes d’exécution et frustre les clients lorsque les entreprises acceptent des commandes pour des articles qui ne sont pas réellement en stock.
• Les stocks morts
  Les stocks morts sont des articles (généralement non périssables) qui ne se vendent pas dans un délai raisonnable ou qui deviennent invendables. Des données de ventes et des prévisions précises minimisent le risque de commander des stocks excédentaires, ce qui réduit les risques d’avoir des stocks morts.
• L’exécution retardée
  Un système de gestion des stocks en temps opportun augmente les chances que les articles soient disponibles pour la livraison lorsque les clients passent leurs commandes. Cette assurance aide à vous protéger contre la ruée pour s’approvisionner en produits auprès des fabricants, ce qui pourrait prendre des jours, des semaines ou des mois de délai.
• Les stocks périmés
  Les stocks périmés sont périssables ou semi-périssables, et ne peuvent donc pas être vendus après un certain point. Une bonne gestion des stocks aide les entreprises à éviter de commander trop de stocks en relation avec les ventes et alerte le personnel lorsque les articles risquent la détérioration.
• Les coûts d’entreposage
  Les stratégies de gestion des stocks intelligentes optimisent la quantité de stocks disponibles afin qu’une entreprise ne paie pas trop pour les coûts d’entreposage en raison de l’excédent de stock. Un guide électronique publié par la BDC présente un exemple dans lequel une entreprise vendant 8 millions de dollars de marchandises chaque année a pu économiser 100 000 $ par an simplement en réduisant l’excédent d’inventaire.

 

Comment une mauvaise gestion des stocks peut-elle avoir une incidence sur votre entreprise?

Pour les petites entreprises, une mauvaise gestion des stocks peut causer des problèmes et augmenter les coûts. Les pénuries d’articles, les stocks excédentaires et les stocks manquants deviennent monnaie courante. Comme indiqué ci-dessus, une mauvaise gestion des stocks nuit également à la perception de la marque et à la satisfaction des clients.

Sans un système de gestion des stocks approprié, les entreprises peuvent faire face à des complications avec :

• Les changements de la demande
  Lorsque les ventes chutent soudainement, les propriétaires peuvent ne pas être en mesure d’identifier les produits qui nécessitent une promotion plus importante pour éviter la détérioration ou la liquidation des stocks morts. Lorsque les ventes augmentent de façon inattendue, les entreprises peuvent ne pas avoir suffisamment de matériaux disponibles pour répondre à la demande ou obtenir des informations claires sur leurs délais de production.
• Les stocks inexacts
  Sans un suivi précis des stocks, les entreprises peuvent subir une détérioration, une perte inexplicable et une découverte soudaine de stocks excédentaires.
• Les défis de la chaîne d’approvisionnement
  Les mauvaises prévisions, une pénurie de matériaux clé ou des changements soudains dans la tarification des matériaux peuvent compliquer les flux de trésorerie, les coûts et la disponibilité des produits.

 

 

Comment améliorer votre gestion des stocks

La gestion des stocks est un processus continu. Les propriétaires de petites entreprises doivent gérer activement leurs stocks, effectuer régulièrement des vérifications et utiliser les données pour prévoir les ventes et assurer l’avenir de leurs entreprises.

Les stratégies suivantes peuvent affiner vos processus de gestion des stocks.

 

Vérifiez votre inventaire

Une bonne veille économique repose sur des données précises. Il est important de vérifier vos stocks régulièrement, même si vous automatisez le suivi des stocks. Les accidents, les erreurs de signalement et même le vol peuvent se produire sans surveillance.

Les approches courantes de vérification comprennent :

• Les dénombrements périodiques ou le suivi des lots
  Cette stratégie consiste à évaluer les lots de stocks et à comparer ces dénombrements avec vos registres actuels. Par exemple, les équipes peuvent travailler à harmoniser certaines unités de gestion des stocks (UGS), boîtes ou palettes en même temps, puis passer au lot suivant. Pendant des jours ou des semaines, le personnel compte tout l’inventaire de vos magasins et entrepôts et compare ses dénombrements avec des systèmes automatisés. Certaines entreprises préfèrent les dénombrements périodiques, car cette approche minimise les perturbations opérationnelles et permet d’identifier rapidement les problèmes d’inventaire.
• Les dénombrements physiques
  Un dénombrement physique évalue tous les stocks disponibles à un moment donné. Ce processus exige un arrêt complet de la production, de l’exécution, de l’expédition et de la réception. Certains propriétaires d’entreprise effectuent un dénombrement physique après les heures normales de travail pour minimiser le temps d’arrêt des opérations. (Évidemment, cette stratégie signifie que vous devez payer les heures supplémentaires de votre personnel pour le travail en dehors des heures normales.) Pour les entreprises qui détiennent beaucoup d’inventaire, la production pourrait s’arrêter pendant plusieurs jours.

 

Passez régulièrement en revue vos prévisions

Les petites entreprises peuvent améliorer leurs stratégies de gestion des stocks grâce à de meilleures prévisions de ventes. Passez en revue les données de vente récentes et historiques, discutez avec vos équipes de marketing et de vente et évaluez le rendement global du marché. Présumez toujours que vous pouvez affiner vos prévisions.

Les facteurs à prendre en considération comprennent :

• La croissance de votre réseau de distributeurs ou de votre pipeline de ventes
• L’augmentation des dépenses de marketing
• La croissance globale de la catégorie ou de l’industrie
• Les ventes et promotions prévues
• Les changements saisonniers
• La croissance d’une année à l’autre

 

Établissez des attentes minimales en matière d’inventaire

Déterminez et maintenez des niveaux de remplacement automatique périodique (RAP) pour vos magasins de détail, mécanismes de distribution et entrepôts. Ces niveaux d’inventaire minimums garantissent que vous avez suffisamment de stock sous la main jusqu’à la prochaine commande de réapprovisionnement. Réévaluez les niveaux de RAP tout au long de l’année pour tenir compte des tendances saisonnières et de la croissance générale des ventes.

 

Anticipez l’avenir : préparez-vous pour le futur

La gestion des stocks de base tient compte du dénombrement des stocks actuel et du volume de ventes récent. La gestion de base est utile pour les opérations quotidiennes, mais des problèmes peuvent survenir lorsque des situations inattendues se produisent. Par exemple, vous aurez besoin de plans d’urgence si les ventes augmentent, si les coûts des matériaux augmentent ou si l’espace de stockage devient indisponible.

Voici quelques stratégies pour améliorer les résultats face aux défis potentiels :

• Améliorez les relations avec les fournisseurs
  Établissez des relations avec vos fournisseurs afin qu’ils soient plus susceptibles de répondre aux demandes spéciales et de fournir du soutien en cas d’urgence.
• Préparez une marge de crédit
  Ouvrez une marge de crédit avec votre banque qui vous permettra d’accéder rapidement à de l’argent si vous devez faire des achats importants de façon inattendue.
• Recherchez des fournisseurs et des entrepôts de secours
  Identifiez des fournisseurs et des entrepôts de secours pour aider à répondre aux pics extrêmes de la demande de vente, avant que ces pics ne se produisent.

En fin de compte, vous voulez imaginer les pires scénarios et établir les fondements de solutions afin d’être moins susceptible d’être pris au dépourvu.

 

 

Un système de point de vente (PDV) moderne peut simplifier vos processus de gestion des stocks en permettant aux propriétaires d’entreprise de simplifier les paiements, de suivre la fidélité des clients et de peaufiner le suivi des stocks.

Par exemple, un système de PDV peut fournir :

• Un suivi automatisé des stocks
  À chaque vente, le PDV mettra à jour les niveaux des stocks et marquera les articles comme étant en rupture de stock lorsqu’ils seront épuisés. Les propriétaires d’entreprise en profitent parce que les articles ne peuvent pas être survendus et que le personnel gagne du temps en éliminant le suivi manuel.
• Une production de rapports en temps réel sur les mouvements de stock et les ventes
  Les systèmes de PDV de qualité offrent des rapports en temps réel sur une variété de points de données, y compris les ventes horaires, les ventes quotidiennes, les inventaires actuels, les retours mensuels et même les rapports de l’année dernière.
• Des prévisions de ventes améliorées
  En utilisant des données récentes et historiques, vous pouvez recueillir des renseignements utiles provenant de votre PDV pour améliorer les prévisions de ventes. Par exemple, vous pourriez constater que cette saison, certains articles sont plus populaires que les favoris de l’année dernière, ce qui vous obligerait à réévaluer les quantités dans votre prochain bon de commande.
• Un réapprovisionnement intelligent des stocks
  Vous pouvez programmer votre PDV pour commander automatiquement des réapprovisionnements lorsque les stocks atteignent des niveaux de RAP prédéterminés.

 

Gestion des stocks et expérience client

Les retards de commande, les ruptures de stock et les autres conséquences d’une mauvaise gestion des stocks nuisent à la perception de la marque et font passer rapidement le sentiment des clients de désireux et enthousiastes à anxieux et frustrés. Les petites entreprises qui gèrent soigneusement leurs niveaux d’approvisionnement garantissent que les commandes des clients sont exécutées à temps et évitent les notifications de rupture de stock regrettables.

Les entreprises peuvent utiliser des techniques stratégiques de gestion des stocks pour économiser de l’argent et gagner du temps tout en simplifiant les opérations et en améliorant l’expérience client. Améliorez votre gestion des stocks en planifiant des vérifications régulières, en élaborant des plans d’urgence, en examinant les prévisions de ventes et en établissant des niveaux de RAP. De plus, investissez dans le bon système de PDV pour automatiser et améliorer la façon dont votre entreprise gère et suit les stocks.

Ces efforts en valent la peine, car une meilleure gestion des stocks peut avoir une influence positive sur l’expérience client et vos résultats.