Une introduction à la tenue de livres et à la comptabilité pour les propriétaires de petites entreprises

 

Lorsqu’il s’agit des aspects les plus intéressants de la gestion de votre petite entreprise, le maintien d’une gestion financière saine ne figure généralement pas en tête de liste.

Et bien que vous préfériez sûrement développer des produits ou vous concentrer sur l’amélioration de vos services, vous assurer que votre tenue de livres et votre comptabilité sont en ordre sert à quelque chose d’autre que la préparation de vos états financiers pour la déclaration de vos impôts pour les entreprises auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Cela vous aide également à garder un œil sur les flux de trésorerie, à prendre de bonnes décisions pour votre entreprise et à recueillir facilement des renseignements pour faire une demande de financement.

La bonne nouvelle? Maîtriser votre tenue de livres et votre comptabilité n’a pas besoin d’être criblé d’obstacles. Lisez ce guide pour apprendre comment vous aider à gérer la comptabilité des petites entreprises et à rationaliser vos processus financiers pour assurer des opérations harmonieuses.

 

La tenue de livres comparée à la comptabilité

Les gens confondent souvent la tenue de livres et la comptabilité. Il est vrai que les deux sont liées aux aspects financiers de votre entreprise, mais elles sont différentes.

La tenue de livres est le suivi quotidien de vos données financières : pensez aux dépenses, aux revenus, à la facturation, à la paie et au financement, comme les prêts commerciaux ou les marges de crédit d’entreprise. La tenue de livres comprend également le suivi de vos stocks et de vos actifs commerciaux.

Vous pouvez considérer la tenue de livres comme l’enregistrement, l’organisation et le rapprochement de vos informations financières. Elle fait partie de la comptabilité, qui est la gestion globale des finances de votre entreprise.

La comptabilité comprend l’examen des données financières recueillies par un comptable, leur analyse et leur récapitulation. L’objectif de la comptabilité est de s’assurer que vos données sont exactes, à jour et fiables. De cette façon, en tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez prendre des décisions d’affaires avec des données financières actuelles.

 

 

Établir votre approche de la tenue de livres

Tout comme chaque peintre a son assortiment préféré de pinceaux et son approche personnelle de la création artistique, il est essentiel de trouver votre approche de la tenue de livres qui correspond à votre façon préférée de faire les choses, ainsi qu’à vos besoins commerciaux. Avant de développer une approche pour la tenue de livres pour votre petite entreprise, il est utile de comprendre les bases.

 

Les bases de la tenue de livres

Examinons d’abord les cinq piliers de la tenue de livres.

1. La gestion des comptes
   

   En général, les comptes couvrent les grandes catégories d’actifs, de passifs, de revenus, de dépenses et de capitaux propres. Ces comptes sont représentés par des pages du grand livre, que nous aborderons ensuite.
   
   

2. Le maintien du grand livre
   

   Un grand livre catégorise les principaux types de transactions financières de votre entreprise, notamment :

   • le chiffre d’affaires,
   • les dépenses,
   • et les virements.
     
     
3. La tenue d’un registre des transactions
   

   Les comptables doivent habituellement faire le suivi de ces transactions courantes :

   • les ventes de produits, paiement des services rendus et autres revenus de vente;
   • les dépenses;
   • les achats d’actifs;
   • les paiements de prêt et de location;
   • les investissements;
   • et les relevés de traitement des paiements.
     
     
4. L’examen des processus
   

   L’évaluation de vos processus vous aide à concevoir des systèmes et des flux de travail en vue d’accroître l’efficacité. Plus vos processus sont efficaces, plus vous pouvez gagner du temps et économiser en énergie et en argent. Voici quelques méthodes que vous pourriez vouloir examiner régulièrement :

   • le plan comptable;
   • les écritures comptables;
   • la facturation;
   • les états financiers (p. ex. les profits et les pertes, et l’état des résultats);
   • et les processus pour soumettre des déclarations de revenus.
     
     
5. La planification pour l’avenir
   

   Alors que votre petite entreprise évolue constamment, assurez-vous d’avoir les outils et les systèmes en place pour progresser. Vous pourriez vous poser les questions suivantes :

   • Y a-t-il un système ou un processus que je peux améliorer?
   • À quels renseignements et rapports financiers ai-je accès? Est-ce que je tire le meilleur parti de ces rapports?
   • Les logiciels et programmes de tenue de livres et de comptabilité que j’utilise correspondent-ils à mes besoins actuels et futurs?
   • Est-ce que je tire le meilleur parti des informations fournies par mon système de point de vente (PDV)? Un système de PDV peut vous aider à rationaliser et à simplifier vos processus de tenue de livres et de comptabilité, car il enregistre chaque transaction et produit des rapports de vente.
     
     

 

 

Les reçus pour petites entreprises

De nombreux nouveaux propriétaires d’entreprises se demandent comment soumettre des reçus pour les petites entreprises. Bien que vous n’ayez pas besoin de soumettre vos reçus avec vos impôts, il est important de les conserver en cas de vérification fiscale, car ils confirment les écritures dans vos livres et vos déclarations de revenus.

Bien que d’autres renseignements, comme la facturation, les relevés bancaires et les relevés de carte de crédit, puissent également vérifier vos transactions financières, il est utile de conserver un registre de vos reçus. Vous n’avez pas nécessairement besoin de conserver des copies physiques. Il suffit habituellement de prendre une photo ou de numériser les reçus.

En général, vous voudrez conserver les reçus et les documents des types d’achats suivants :

• fournitures, logiciels et équipement liés aux affaires;
• frais de déplacement professionnel;
• repas et divertissement d’affaires;
• essence et entretien des véhicules;
• confirmation du paiement des services professionnels (p. ex. services juridiques, financiers, consultation);
• et chèques annulés.

La règle générale est d’au moins conserver les reçus des quatre dernières années d’imposition. L’ARC peut effectuer une vérification trois ans à partir du moment où elle a initialement examiné votre déclaration de revenus T1 ou T2.

 

Les bases de la comptabilité pour les petites entreprises

Comme nous l’avons mentionné auparavant, la tenue de livres est liée à la comptabilité et aide à la soutenir. Sans tenue de livres précise et cohérente, vous ne serez pas en mesure de faire votre comptabilité de manière efficace, en temps opportun.

L’objectif de la tenue de livres est de maintenir des écritures exactes. L’objectif de la comptabilité, en revanche, ne se limite pas à la synthèse de vos données financières et à l’analyse des données pour prendre des décisions éclairées pour votre entreprise.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos besoins comptables pourraient également changer. Vous devrez peut-être aller au-delà de la simple tenue de livres et de la comptabilité et vous diriger vers des systèmes plus engagés, complexes et sophistiqués.

Pour apprendre comment tenir des registres comptables pour les petites entreprises, il est important de comprendre d’abord les bases, y compris les services bancaires, la paie et les impôts.

 

Votre compte bancaire de petite entreprise

Même si vous venez de démarrer, il est bon d’avoir un compte de petite entreprise pour vos besoins bancaires. Un compte d’entreprise permet de séparer vos transactions personnelles et celles de l’entreprise, ce qui réduit la confusion, les erreurs et le temps passé à catégoriser les dépenses. De plus, cela peut aider votre entreprise à établir sa crédibilité, en particulier à ses débuts.

Dans le même esprit, envisagez d’obtenir une carte de crédit professionnelle pour vous aider à séparer les achats liés à votre entreprise et à simplifier vos paiements. Lorsque vous n’avez à effectuer qu’un seul paiement par mois sur votre carte de crédit au lieu de plusieurs paiements tout au long du mois, le flux de trésorerie est plus simple. De plus, vous pourriez profiter d’avantages et de points de carte de crédit.

 

Paiements et paie

Une autre chose à considérer est la façon dont vous payez vos fournisseurs et la façon dont vous recevez les paiements. Si vous êtes une petite entreprise axée sur les produits, il est important de réfléchir à ce que vous devez suivre en termes de ce qui entre (comptes débiteurs) et ce qui sort (comptes créditeurs). Et vous devriez penser à la meilleure façon de créer des systèmes et de catégoriser vos transactions.

Si vous avez des employés, vous devrez également configurer les retenues sur la paie. La paie consiste à déterminer la rémunération de chaque employé et à soustraire les impôts, les cotisations de retraite, l’assurance et autres avantages sociaux. Vous devez faire le suivi de toutes les transactions relatives à votre liste de paie.  En général, vous pouvez intégrer votre logiciel comptable, tel que QuickBooks, directement dans votre système de point de vente (PDV).

 

Impôts par type d’entreprise

Examinons maintenant les trois principales structures d’entreprise pour les entreprises canadiennes.

Entreprise individuelle. La structure d’entreprise la plus courante et la plus simple, une entreprise individuelle est une entreprise appartenant à une seule personne. En ce qui concerne les impôts, vous payez l’impôt sur le revenu personnel sur le revenu gagné par votre entreprise. Vous payez également des impôts en déclarant le revenu ou la perte sur une déclaration T1.

Société de personnes. En bref, une société de personnes est une relation d’affaires entre au moins deux partenaires. Chaque partenaire obtient une part des profits ou des pertes de l’entreprise. En ce qui concerne les impôts, la société de personnes elle-même ne produit pas de déclaration de revenus.

Les parties déclarent tout revenu ou toute perte de la société de personnes sur une déclaration de revenus personnelle, d’entreprise ou de fiducie. Chaque partenaire peut également avoir besoin de déposer des états financiers en fonction de sa situation.

Société de capitaux. Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes ne sont pas traitées comme des entités juridiques distinctes de leurs propriétaires, mais une société de capitaux l’est. En matière d’impôt, la société de capitaux paie des impôts séparément des impôts que les actionnaires et les administrateurs paient. Les sociétés de capitaux sont également assujetties aux taux d’imposition applicables à ce type d'entreprise.

 

 

Trouver du soutien

Lorsqu’il s’agit de répondre à vos besoins en comptabilité et en tenue de livres, vous n’êtes pas seul. Selon votre situation et vos besoins, vous pourriez tirer profit de la collaboration avec un comptable, un comptable professionnel agréé (CPA) ou un fiscaliste.

 

Faites croître votre entreprise

Connaître la différence entre la tenue de livres et la comptabilité, les bases des deux et la façon de créer des systèmes, des processus et des flux de travail pour maintenir des registres précis peut vous aider à gagner du temps et économiser de l’énergie et des coûts. C’est une bonne idée d’intégrer vos logiciels de traitement des paiements et de comptabilité pour améliorer l’efficacité et l’exactitude. Tenir de bons registres financiers vous aide à prendre des décisions fondées sur des données éclairées afin que votre petite entreprise puisse croître et prospérer.