L'ABC des services aux commerçants

L'ABC du traitement des paiements

Vous vous êtes peut-être demandé ce qui se passe entre le moment où vous acceptez la carte de crédit de votre client et le moment où vous recevez votre paiement. Il y a trois processus importants que vous devez comprendre et dont nous discuterons ici :

• L'autorisation
• Le règlement
• Le financement

Traitement des paiements, première partie : l'autorisation

L'autorisation est essentielle pour votre commerce – sans elle, vous ne pourrez pas accepter les cartes de crédit, et cela pourrait se traduire en ventes perdues.

L'autorisation confirme que le numéro de carte est un numéro de compte valide et que la carte a un solde créditeur suffisant pour la transaction. Toutefois, elle ne signifie pas que la transaction est valide ou qu'elle est conclue par le véritable titulaire de carte ou qu'elle ne sera pas contestée. Même si une autorisation est obtenue, il pourrait y avoir une rétrofacturation.

Il existe plusieurs façons d'obtenir une autorisation : par l'entremise d'un terminal de point de vente, d'un site Web de commerce électronique ou par téléphone.

Généralement, le processus d'autorisation a lieu en quelques secondes et suit ces étapes :

1. Votre client est prêt à acheter et vous présente les renseignements relatifs à sa carte de crédit. Cela peut se produire en personne, par téléphone ou sur votre site Web de commerce électronique.
2. Ensuite, vous nous transmettez ces renseignements – par exemple, en glissant la carte et en saisissant le montant de la transaction.
3. Nous faisons suivre votre demande à la marque de carte de paiement (comme Visa^® ou MasterCard^®).
4. Ensuite, la marque de carte de paiement envoie cette demande à l'émetteur de la carte (l'émetteur de la carte est la banque qui a émis la carte à votre client).
5. L'émetteur approuve ou refuse la transaction. Cette réponse est envoyée à la marque de carte de paiement.
6. La marque de carte de paiement nous envoie ensuite la réponse.
7. Nous vous faisons suivre la réponse (soit par l'entremise de votre dispositif de point de vente ou de votre site de commerce électronique, soit verbalement, par téléphone), afin que vous puissiez compléter la transaction.
8. Ensuite, deux choses peuvent se produire : soit la carte sera approuvée et vous recevrez un numéro d'autorisation, soit elle sera refusée ou renvoyée. Vous en apprendrez davantage ci-dessous sur les approbations, les refus et les renvois.

Remarque : si vous êtes un commerçant au volume de ventes quotidien très élevé, vous pourrez peut-être envoyer de multiples demandes d'autorisation groupées en lot une ou quelques fois par jour, ou par téléphone.

Approbation, refus et renvoi

Approbation : le montant que vous avez indiqué sera réservé sur la limite de crédit disponible du client en vue du règlement futur.

Refus : lorsque la carte du client ne peut pas être utilisée pour effectuer l'achat.

Comme ce n'est pas à vous d'expliquer au client pourquoi sa carte a été refusée, vous ne recevez pas la raison du refus. Si un client insiste pour savoir pourquoi sa carte a été refusée, il peut composer le numéro pour le service à la clientèle qui figure au verso de sa carte.

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles une carte est refusée : par exemple, une situation temporaire, comme si le client dépasse sa limite de crédit, ou un autre problème, comme la perte ou le vol d'une carte.

Renvoi : une demande de renseignements supplémentaires (soit auprès du commerçant ou du titulaire de carte) avant d'émettre l'autorisation.

Comme mesure de sécurité, un émetteur peut nous envoyer une réponse de renvoi. Si nous en recevons une, nous communiquerons avec l'émetteur et nous demanderons une autorisation en votre nom. À ce point-ci, l'émetteur pourrait demander à vous parler ou à parler à votre client au téléphone, afin de confirmer la légitimité de la transaction avant de l'autoriser. Cela peut se produire, par exemple lorsque le titulaire de carte utilise sa carte dans un pays étranger, utilise sa carte plus fréquemment qu'à l'habitude dans une période de temps relativement courte, ou a atteint sa limite de crédit.

Traitement des paiements, deuxième partie : le règlement

Le règlement est le processus qui consiste à gérer vos transactions de paiement électroniques afin qu'elles soient compensées et financées. Pour commencer le processus de règlement, vous, le commerçant, devez nous présenter les transactions par carte approuvées. Nous soumettons alors vos transactions approuvées aux marques de cartes de paiement (comme Visa et MasterCard) afin qu'elles soient compensées via le processus d'interchange. Ces transactions sont parfois appelées transactions de « dépôt ».

Voici les étapes du processus de règlement :

1. Vous nous soumettez vos données transactionnelles. Par exemple, vous pourriez utiliser votre dispositif de point de vente pour déclencher un règlement.
2. Nous faisons suivre votre demande de règlement à Visa, à MasterCard ou à une autre marque de carte de paiement afin qu'elle soit confirmée avec la banque émettrice du titulaire de carte.
3. La marque de carte de paiement reçoit la demande de règlement et fait ce qui suit :
   • Elle nous émet un crédit afin que nous puissions vous rembourser le montant de la transaction. L'émetteur nous paie alors la transaction.
   • Elle émet un débit à l'émetteur pour lui facturer la transaction.
4. Ensuite, l'émetteur reporte la transaction sur le compte du client. À la fin de la période de facturation, l'émetteur envoie à votre client son relevé mensuel.
5. Le client reçoit son relevé de carte de crédit et paie son compte (à l'émetteur de la carte).

Traitement des paiements, troisième partie : le financement

Lorsque nous déposons de l'argent sur votre compte bancaire pour vous compenser les transactions traitées, ce processus s'appelle financement. Le processus est en fait une extension du règlement, et vous entendrez parfois les termes « règlement » et « financement » utilisés de façon interchangeable.

Pour que nous puissions financer rapidement le compte que vous avez désigné, soyez conscient des jours fériés et des dates et heures limite qui ont un impact sur le processus de financement. Apprenez-en davantage sur le financement dès aujourd'hui.